CẬP NHẬT MỘT SỐ QUY ĐỊNH TẠI NGHỊ ĐỊNH SỐ 30/2020/NĐ-CP CỦA CHÍNH PHỦ, BỔ SUNG VÀO NỘI DUNG BÀI GIẢNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRUNG CẤP LLCT-HC VÀ CHƯƠNG TRÌNH BỒI DƯỠNG NGẠCH CHUYÊN VIÊN

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư hết hiệu lực từ ngày 05/3/2020.

Căn cứ các quy định về “soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính” và “thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; giảng viên Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ cần cập nhật và bổ sung kịp thời vào nội dung bài giảng “Kỹ năng soạn thảo văn bản” (môn học “Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở” thuộc chương trình đào tạo Trung cấp lý luận chính trị - hành chính) và nội dung các chuyên đề “Kỹ năng soạn thảo văn bản”, “Kỹ năng viết báo cáo” (thuộc chương trình bồi dưỡng ngạch chuyên viên). Các nội dung cần cập nhật, đó là: 

       - Các loại văn bản hành chính đều sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm), được trình bày theo chiều dài của khổ A4; trường hợp văn bản có các bảng biểu, nhưng không được lập thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng (quy định trước đây: Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển: được phép trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm). 

        - Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909 2001, màu đen (thay cho quy định trước đây phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909 2001). Cỡ chữ và kiểu chữ phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức, không có quy định chung cho tất cả các yếu tố thể thức. 

         - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Tên cơ quan chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng. Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Tên cơ quan chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 đến 13. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn; trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là câu ngắn gọn hoặc cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản,chữ thường, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản.

         - Yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản: Phải ghi đầy đủ tên loại văn bản; số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành). Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng, có dấu chấm phảy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.) (trước đây quy định dòng cuối cùng của phần căn cứ kết thúc bằng dấu phẩy (,). 

        - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

         - Về thể thức chữ ký của người có thẩm quyền: Bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền: hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh, chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics, nền trong suốt, đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ, tên người ký.

- Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics, nền trong suốt, trùm lên 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định: văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo; văn bản kèm theo không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản kèm theo; vị trí góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: không hiển thị. Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

         - Về đánh số trang văn bản: số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng số ả rập, cỡ 13 đến 14, kiểu đứng, không hiển thị số trang thứ nhất (thay cho quy định trước đây: số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy).

- Quy định về Phụ lục văn bản: Đối với các văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về “Phụ lục” đó. Văn bản có từ 02 phụ lục trở lên, thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng số La Mã. Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được đặt canh giữa phía dưới tên Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (kèm theo Văn bản số …./…..-…. ngày….  tháng…. năm….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử , không phải điền thông tin tại các vị trí này. Đối với phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử: Văn thư cơ quan, tổ chức ban hành văn bản chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên phụ lục. Đối với phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử: Văn thư cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể: Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

Đồng thời với việc cập nhật các quy định về “soạn thảo, ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, giảng viên cần chú ý trong các bài soạn – giảng không viện dẫn các quy định tại: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Các văn bản này đã bị bãi bỏ bởi Thông tư số 01/2020/TT-BNV ngày 16/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về “Bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành”, có hiệu lực thi hành từ ngày 15/6/2020.