Công tác quản lý hồ sơ học viên, đã thường xuyên được nhà trường đổi mới theo hướng nâng cao chất lượng và hiệu quả. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý hồ sơ học viên vẫn còn có những tồn tại, hạn chế nhất định. Để tiếp tục đổi mới công tác quản lý hồ sơ học viên của Trường chính Trị tỉnh Phú Thọ xin đề cập đến cách nhìn nhận những yếu tố liên quan và những giải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ trong thời gian tới như sau:

Thứ nhất, Đảng ủy, Ban Giám hiệu, cần tiếp tục quán triệt về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ học viên, đặc biệt là đối với cán bộ, giảng viên phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học, qua đó nâng cao tinh thần, ý thức trách nhiệm của cán bộ, giảng viên, nhân viên trong thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao; tích cực tìm hiểu, nắm vững và tuyệt đối tuân thủ các văn bản hướng dẫn, các quy định của Đảng, Nhà nước về lập và quản lý hồ sơ đào tạo, bồi dưỡng, áp dụng quản lý hồ sơ học viên. 

Thứ hai,  Nhà trường cần tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để lưu trữ, bảo quản hồ sơ, mẫu biểu hồ sơ theo hướng hiện đại, khoa học hơn nữa; từng bước nâng cấp và ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo.

    Tiếp tục nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ học viên. Việc thực hiện quản lý hồ sơ học viên phải tuân thủ một nguyên tắc là: Mọi học viên khi  tham gia học tập các lớp Trung cấp lý luận chính trị - hành chính và các lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên phải có hồ sơ đầy đủ. Để đảm bảo nguyên tắc quan trọng này, cán bộ làm công tác chủ nhiệm lớp, cán bộ được phân công quản lý hồ sơ cần nắm chắc những loại hồ sơ nào cần có trong hồ sơ học viên, tùy theo loại hình đào tạo, bồi dưỡng, việc lập hồ sơ có những yêu cầu khác nhau, chính vì vậy các cá nhân, đơn vị khi được phân công nhiệm vụ phải chủ động phối hợp tốt với giáo viên chủ nhiệm và các đơn vị liên kết đào tạo trong tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ các đối tượng cụ thể  để quản lý hằng năm. Đây là một phần quan trọng, đòi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ học viên phải có tinh thần trách nhiệm và sáng tạo, phần quản lý hồ sơ học viên phải sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản; tăng cường công tác bảo mật hồ sơ, tiến hành lập sổ theo dõi. Bởi, hồ sơ học viên phải được quản lý, sử dụng theo quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý mới được sử dụng. Người không có trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt hồ sơ, không được đánh dấu, sửa chữa, hủy hoại hồ sơ. Trong bảo quản, lưu trữ hồ sơ có thể sắp xếp theo từng lớp, từng đơn vị. Với số lượng hồ sơ lớn của các lớp trong toàn tỉnh, cách sắp xếp theo đơn vị là dễ khai thác nhất. Trong thực tế, nếu có học viên thuyên chuyển công tác, hay một lý do nào đó cần  rút hồ sơ hoặc xin cung cấp bảng điểm, xin xác nhận là học viên đang tham gia học tập tại một lớp nào đó ..., việc lấy hồ sơ để giải quyết sẽ dễ dàng hơn. Sau đó, trong từng đơn vị liên kết đào tạo, bồi dưỡng, sẽ sắp xếp theo năm học, khóa học, loại hình đào tạo, bồi dưỡng để dễ tìm kiếm. Dù sắp xếp theo hình thức nào, tài liệu hồ sơ học viên đều phải đựng trong bìa hồ sơ hoặc hộp đựng hồ sơ, phân chia thành các tập: Tập hồ sơ đăng ký tuyển sinh theo quy định của Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh và các cơ quan có thẩm quyền quy định; tập các văn bản có liên quan đến học viên, lớp học từ lúc xét tuyển đầu vào, cho đến lúc xét duyệt tốt nghiệp; tập để riêng cho các bảng điểm, kết quả học tập toàn khóa của học viên. Việc phân chia này sẽ giúp cho việc nắm bắt thông tin về quá trình học tập của học viên sẽ nhanh chóng  hơn; tương ứng với từng tập tài liệu sẽ phải lập bảng kê tài liệu và có những dòng trống để bổ sung, trên thực tế có thể vì một lý do khách quan nào đó mà học viên chưa có đầy đủ hồ sơ, thì có thế bổ sung trong thời gian sớm nhất. Các loại hồ sơ đào tạo phải được lập theo danh mục hồ sơ đã được xác định trước. Mỗi loại hồ sơ phải được lập theo những danh mục khác nhau tùy theo yêu cầu của loại hồ sơ đó.

Để việc tập hợp, sắp xếp các tài liệu trong một hồ sơ có chất lượng, tránh thiếu sót, trùng lắp thì trước hết phải xây dựng danh mục của mỗi hồ sơ. Trên cơ sở danh mục hồ sơ, người trực tiếp quản lý hồ sơ sẽ tiến hành tập hợp, sắp xếp các tài liệu hình thành trong quá trình đào tạo vào mỗi loại hồ sơ cụ thể.

Cần áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tiếp tục khai thác tối đa phần mềm Excel để thực hiện việc quản lý, khai thác hồ sơ học viên, tạo các Foder nhằm đáp ứng được nguyên tắc: Hồ sơ học viên cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, có hiệu quả,  đảm bảo yêu cầu chi tiết, đầy đủ, nhanh và chính xác. Bên cạnh đó cần tiếp tục nâng cấp phần mềm, đáp ứng yêu cầu quản lý học viên trong thời kỳ mới.

      Thứ ba,Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ đối với công tác quản lý hồ sơ học viên theo năm học, nhằm kịp thời khắc phục những tồn tại hạn chế, uốn nắn sai sót, đảm bảo công tác quản lý hồ sơ học viên luôn đầy đủ, chặt chẽ, chính xác. 

       Theo hệ thống văn bản hiện hành quy định về đào tạo trung cấp lý luận chính trị - hành chính và bồi dưỡng ngạch chuyên viên thì các chức danh có thẩm quyền và trách nhiệm tham gia quá trình quản lý, sử dụng , khai thác hồ sơ học viên (hồ sơ đào tạo, bồi dưỡng) gồm: Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng, thành viên các hội đồng tuyển sinh, xét điều kiện thi, xét tốt nghiệp, viên chức làm công tác thanh tra, chủ nhiệm lớp và một số viên chức khác. Để nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ đào tạo thì trước hết phải có sự quan tâm, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên của những người có thẩm quyền và trách nhiệm tham gia quá trình quản lý, sử dụng hồ sơ đào tạo, bồi dưỡng.

Trong những năm qua, mặc dù với số  lượng đào tạo, bồi dưỡng khá lớn nhưng Trường Chính trị tỉnh Phú Thọ đã làm tốt công tác quản lý hồ sơ học viên từ đó góp phần nâng cao chất lượng quản lý đào tạo của nhà trường. Do đó vai trò của công tác quản lý hồ sơ học viên đối với hoạt động quản lý của nhà trường là rất quan trọng. Nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ học viên sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý các hoạt động đào tạo của trường Chính trị tỉnh Phú Thọ nói chung, của phòng QLĐT & NCKH nói riêng.