Vì vậy, trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, bên cạnh những yêu cầu chung về nội dung của văn bàn như tính mục đích, tính công quyền, tính khoa học, tính khả thi, tính đại chúng, tính pháp lý còn phải đảm bảo các yêu cầu về ngôn ngữ khi soạn thảo. Ngôn ngữ văn bảnlà hệ thống những âm, từ, câu và quy tắc kết hợp chúng trong tiếng Việt, được Nhà nước sử dụng để thiết lập các văn bản quản lý. Vì vậy, ngôn ngữ văn bản là phương tiện để thể hiện ý chí của chủ thể quản lý thông qua hệ thống văn bản quản lý nhà nước. Bởi vậy, trong quá trình sử dụng ngôn ngữ để soạn thảo văn bản quản lý cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thứ nhất: Ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước phải là ngôn ngữ viết

Vì chỉ có thông qua ngôn ngữ viết, chủ thể quản lý mới có thể bày tỏ rõ ràng ý chí, mong muốn của mình và tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng chịu sự quản lý hiểu và nắm bắt được đúng đắn, đầy đủ nội dung của văn bản. Qua đó, Nhà nước cũng thuận lợi hơn trong việc lưu trữ, bảo quản, sao gửi, nghiên cứu…   

Thứ hai: Ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước phải là tiếng Việt

Tiếng Việt là một trong ngôn ngữ được Nhà nước khẳng định trong Hiến pháp và đó là cơ sở pháp lý rất quan trọng được sử dụng trong mọi giao dịch, được mọi người dân biết đến và sử dụng nên nó mang tính thông dụng, phổ biến nhất. Vì vậy, văn bản quản lý nhà nước phải được viết bằng tiếng Việt mới đảm bảo tính phổ thông, đại chúng, qua đó mới chuyển tải được ý chí của Nhà nước tới mọi người, và mục đích của việc ban hành văn bản mới đạt được.

Thứ ba: Ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước phải là ngôn ngữ được Nhà nước sử dụng chính thức.

Nhà nước lựa chọn văn bản là phương tiện quan trọng để chuyển tải ý chí của mình trong quản lý Nhà nước, quản lý xã hội. Vì vậy, ngôn ngữ văn bản cũng phải là ngôn ngữ được Nhà nước sử dụng chính thức trong hệ thống văn bản quản lý, qua đó mới thể hiện rõ tính quyền lực nhà nước. Trong việc sử dụng ngôn ngữ này phải đảm bảo tính nghiêm túc, lịch sự sẽ tạo ra sự thiện chí và tự giác thực hiện ở những đối tượng có liên quan, nhờ đó mà pháp luật được tôn trọng; đảm bảo tính chính xác giúp việc thể hiện ý chí của Nhà nước được rõ ràng, tạo cho người tiếp nhận văn bản một cách hiểu chung, thống nhất về ý đồ của người tiếp nhận văn bản một cách hiểu chung, thống nhất về ý đồ được ghi nhận trong văn bản pháp luật; đảm bảo tính thống nhất khi sử dụng các từ, ngữ nhằm đảm bảo tính thống nhất cho ngôn ngữ văn bản pháp luật; và tính phổ thông là ngôn ngữ được sử dụng thường xuyên trên phạm vi toàn quốc. Trong quá trình soạn thảo, việc giữ gìn sự trong sáng của tiếng Việt rất được coi trọng, được coi là một biểu hiện của tính phổ thông.

Việc sử dụng ngôn ngữ trong soạn thảo văn bản là một trong những yêu cầu rất quan trọng, vì thế người soạn thảo cần đáp ứng được các yêu cầu trên, có như vậy văn bản quản lý nhà nước khi được ban hành mới đúng chuẩn mực nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay góp phần xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN của nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân.