Trước hết, người cán bộ lãnh đạo, quản lý khi phân công công việc phải dựa trên cơ sở thực tế, đó là: Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan; theo khối lượng và tính chất công việc; theo khối lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan. Đây là 3 cơ sở cần thiết khi tiến hành phân công công việc. Ngoài ra, khi phân công công việc người cán bộ lãnh đạo, quản lý còn cần chú ý tới những nguyên tắc sau:

Thứ nhất, Ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ (đủ diều kiện để làm việc, tránh theo tình cảm). Không để tình cảm làm ảnh hưởng tới công việc, phải phân công một cách hợp lý, không vì một lý do nào khác ngoài công việc (công tư phân minh).

Thứ hai, phân chia chức năng nhiệm vụ có tính đồng nhất ( người lãnh đạo phải giao các công việc cho cấp dưới thực hiện và phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể). Không phân chia công việc một cách tùy ý, mà phải hệ thống nhất định. Không phải muốn giao việc cho ai thi giao, phải tuỳ theo vị trí năng lực sở trường của mỗi người và phù hợp với chuyên môn của họ. Khi đó công việc sẽ được tiến hành nhanh hơn và có hiệu quả hơn, tránh được tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau và không tồn đọng công việc.

Thứ ba, cân bằng về chức năng nghiệp vụ (chất và lượng của công việc phải phân phối chính đáng, thích hợp, làm rõ người chịu trách nhiệm). Người cán bộ lãnh đạo, quản lý cần phải phân phối công việc một cách hợp lý tránh tình trạng khiếu nại người này làm việc ít, người kia làm việc nhiều, chia cộng việc theo từng khâu, từng mảng thích hợp với từng vị trí và trình độ chuyên môn của họ. Tránh tình trạng dồn ép công việc vào một bộ phận nào đó, khi đó sẽ gây nên tình trạng bất mãn và dẫn đến ùn tắc công việc, chất lượng của công việc cũng không được hoàn thành tốt. Điều đáng lưu ý là phải phân công công việc rõ ràng và người chịu trách nhiệm công việc cũng phải rõ ràng. Như vậy sẽ biết rõ ai là người chịu trách nhiệm về khối công việc ấy, khi đó họ sẽ có trách nhiệm với việc họ làm hơn. Vì họ làm gì thì họ sẽ phải chịu trách nhiệm với việc họ làm, khi đó họ sẽ có thể tập trung hơn vào công việc và có trách nhiệm hơn.

Thứ tư, nhà lãnh đạo phải coi trọng nguyên tắc “dụng nhân như dụng mộc”. Theo nghĩa đen, “Dụng nhân như dụng mộc” là: mộc là một loại gỗ, có thể là gỗ tốt hoặ gỗ xấu, có thể dùng được hay không dùng được. Cũng như con người, nhà lãnh đạo luôn chú ý đến kinh nghiệm, năng lực, cá tính, lòng hăng say của từng người để sắp xếp thích hợp. Chẳng hạn như, một cây gỗ xấu, gỗ vụn không làm được gì nhưng khi vào tay người thợ mộc chuyên nghiệp thì nó sẽ trở thành một cái bàn hay một cái ghế tuyệt vời. Không phải nhìn bề ngoài nó là khúc gỗ xấu nhưng bên trong nó chưa hẳn đã xấu, nhưng phải có người biết cách nhìn ra cái tốt của nó. Khúc gỗ cũng như con người vậy, ta không thể nhìn vẻ bề ngoài mà quyết định tất cả, không phải không dùng họ được việc này thì họ cũng không làm được việc khác, tùy cách dùng người của nhà lãnh đạo mà họ có thể làm việc hay không. Chưa hẳn người không có bằng cấp là không làm được việc mà tùy vào công việc mà họ được bố trí để làm, đôi lúc họ cũng trở thành nhà lãnh đạo giỏi.

Một nhà lãnh đạo giỏi phải là người luôn biết cách dùng người, biết con người là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình thực hiện công việc. Việc dùng người như thế nào cũng phản ánh được tài năng lãnh đạo của họ. Một người phải qua rất nhiều giai đoạn trước khi vào làm việc như: tuyển dụng, thử việc, tập sự,... Nhà lãnh đạo có thể hiểu được cán bộ dưới quyền của mình như thế nào thông qua sơ yếu lý lịch, phỏng vấn, thử việc, theo dõi, giám sát… Như thế, họ có thể hiểu cán bộ của mình và sử dụng các cán bộ dưới quyền mình một cách hữu dụng hơn, có hiệu quả và đúng năng lực của họ.

Có thể nói, yếu tố quyết định trong thành công của việc điều hành tổ chức vẫn ở chỗ con người. Làm thế nào để thực hiện nguyên tắc “dụng nhân như dụng mộc” đúng với bản chất của nó thì tổ chức đó sẽ ngày càng phát triển và đi đến thành công một cách nhanh chóng, vững chắc trong một ngày không xa.