Việc xây dựng và quản lý dữ liệu về quá trình đào tạo, bồi dưỡng học viên (thông tin về lớp, về học viên, điểm kiểm tra, thi hết môn, điểm trung bình chung toàn khoá học, xếp loại tốt nghiệp, số cấp phát bằng, ý thức rèn luyện, phẩm chất chính trị, việc chấp hành nền nếp của học viên, lưu trữ hồ sơ học viên...) được thực hiện thủ công, lưu trữ chủ yếu bằng văn bản giấy và trong máy tính bằng phần mềm Microsoft Word, Microsoft  Excel. Thực tế trên dẫn đến, việc quản lý và tìm kiếm thông tin trong quá trình quản lý đào tạo, bồi dưỡng và sau đào tạo, bồi dưỡng gặp không ít khó khăn. Việc quản lý dữ liệu học viên còn bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như thời tiết, điều kiện bảo quản, các vấn đề liên quan đến virus, mất an toàn bảo mật thông tin..., chưa khai thác triệt để hệ thống mạng và camera trong quá trình quản lý. Do vậy, phần mềm quản lý học viên (QLHV) đang được nghiên cứu để áp dụng vào quá trình quản lý đào tạo, bồi dưỡng của nhà trường.

Theo Quyết định số 1855-QĐ/HVCTQG ngày 21 tháng 4 năm 2016 của Giám đốc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh về việc ban hành bộ Quy chế quản lý đào tạo của trường chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, áp dụng cho học viên theo học chương trình trung cấp lý luận chính trị - hành chính (gọi tắt là quy chế 1855). Việc quản lý hồ sơ học viên được thực hiện xuyên suốt quá trình học tập của học viên từ dự tuyển đầu vào đến khi kết thúc chương trình học. Quy trình đó được thực hiện như sau:

Thứ nhất, Dự tuyển:

Căn cứ nhu cầu, tiêu chuẩn, quy hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đã được Tỉnh ủy phê duyệt, nhà trường gửi thông báo tuyển sinh về các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, cấp huyện.

Các học viên thuộc đối tượng dự tuyển và đủ điều kiện dự tuyển, khi dự tuyển, hồ sơ bao gồm:

-  Đơn xin đi học

- Công văn cử dự tuyển của cấp có thẩm quyền

-  Sơ yếu lí lịch dán ảnh có đóng dấu giáp lai, có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc cơ quan đang công tác

-  Bản sao văn bằng có chứng thực

- Giấy khám sức khỏe do các cơ sở y tế có thẩm quyền cấp

Hồ sơ dự tuyển được gửi về Phòng Đào tạo của nhà trường. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, nhà trường thành lập Hội đồng tuyển sinh để xét hồ sơ dự tuyển (theo quy chế 1855). Kết quả xét tuyển được thông báo tới học viên. Học viên trúng tuyển sẽ nhận được Giấy báo nhập học có đầy đủ thông tin về ngày khai giảng, thời gian nhập học,  thời gian học, địa điểm học.

Sau khi nhập học, học viên sẽ được điền đầy đủ thông tin của mình vào tờ khai Phiếu học viên. Phiếu học viên và toàn bộ hồ sơ học viên sẽ được giáo viên chủ nhiệm và cán bộ Phòng Đào tạo quản lý.

Thứ hai: Trong quá trình học:

Để đánh giá và xếp loại học viên thì kết quả điểm từng môn học, từng bài thi tốt nghiệp là căn cứ để đánh giá và xếp loại. Do đó việc quản lý bài thi, điểm thi là một phần quan trọng trong quản lý hồ sơ học viên.

Trước mỗi buổi thi, nhà trường thành lập Hội đồng duyệt điều kiện thi, các biên bản duyệt điều kiện thi đều được thành viên tham gia Hội đồng duyệt thi ký tên, đóng dấu và được lưu tại phòng Đào tạo và đơn vị liên kết đào tạo.

Sau mỗi buổi thi, bài thi được niêm phong và chuyển về phòng Đào tạo, quá trình vào phách, dọc phách, lên điểm luôn đảm bảo nguyên tắc số báo danh của thí sinh không trùng với số phách. Bài thi sau khi được chấm sẽ được ghép phách lên điểm và điểm của mỗi bài thi sẽ được soát 2 lần trước khi trình Lãnh đạo trường ký duyệt và phát hành để đảm bảo tính chính xác của từng con điểm.

Bài thi (thi hết môn, thu hoạch cuối khóa, tiểu luận cuối khóa,thi tốt nghiệp) được lưu trữ tại kho lưu trữ theo quy định trong quy chế. Sau khi hết thời gian lưu, bài thi sẽ được hủy theo đúng quy định, điểm thi của từng học viên sẽ được lưu không thời hạn

Trong quá trình học tập, học viên nào không thể tiếp tục tham gia chương trình học vì lý do cá nhân, thì học viên đó làm đơn xin bảo lưu kết quả học tập. Kết quả học tập của học viên tới thời điểm xin bảo lưu sẽ được bao lưu một năm kể từ ngày kí quyết định bảo lưu.

Thứ ba: Duyệt tốt nghiệp và công nhận tốt nghiệp

Sau khi học viên hoàn thành khóa học, có đủ điểm của các phần học, Hội đồng duyệt tốt nghiệp được thành lập. Căn cứ điểm các phần học và điểm toàn khóa học, ý thức rèn luyện để đánh giá xếp loại học viên. Kết quả xếp loại học viên được Hội đồng duyệt tốt nghiệp xem xét và có quyết định công nhận tốt nghiệp. Học viên có thành tích xuất sắc trong học tập và rèn luyện được tặng Giấy khen theo đúng quy định không quá 10% tổng số học viên của lớp.

Bằng trung cấp lý luận chính trị - hành chính được cấp cho học viên được công nhận tốt nghiệp. Mẫu bằng sử dụng theo phôi bằng do Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh quy định. Sổ gốc cấp bằng được nhà trường lập khi cấp bằng cho học viên theo đúng mẫu của học viện quy định. Sổ cấp bằng ghi đầy đủ và chính xác thông tin, điểm tổng kết và xếp loại của học viên. Sổ cấp bằng được lưu không thời hạn. Bảng điểm toàn khóa sẽ được lưu thành các bản tại trường và đơn vị liên kết đào tạo và lưu không giới hạn.

Trong trường hợp, bằng bị hỏng, học viên đề nghị cấp lại bằng có đơn ghi rõ lý do hỏng và kèm theo bằng hỏng để đối chiếu và thu hồi. Trường hợp bị mất bằng, học viên có đơn ghi rõ lý do vì sao mất, có xác nhận của cơ quan công an và thủ trưởng cơ quan, đơn vị đang công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú. Sau khi tiếp nhận đơn đề nghị cấp lại bằng, nhà trường kiểm tra, đối chiếu theo sổ gốc cấp bằng. Nếu đúng thông tin của học viên, Hiệu trưởng cấp lại bằng. Bằng cấp lại có chữ “CẤP LẠI”. Bằng cấp lại có giá trị như bằng gốc và chỉ được cấp lại 1 lần duy nhất.

Quy trình quản lý hồ sơ như trên được thực hiện thủ công, hầu hết còn lưu trữ trên bản giấy, còn chịu nhiều yếu khách quan. Do vậy phần mềm quản lý học viên là mang tính cấp thiết, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng của nhà trường. Ứng dụng phần mềm QLHV vào quản lý hồ sơ theo quy trình sau:

Sau khi Hội đồng tuyển sinh thông báo kết quả, giáo viên chủ nhiệm lớp hoặc cán bộ được phân công sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm để tạo hồ sơ học viên. Mỗi học viên sẽ có một hồ sơ và một mã học viên duy nhất. Hồ sơ của học viên đó khi tham gia chương trình học nào thì sẽ được gán vào lớp theo chương trình mà học viên đó tham gia. Khi tạo hồ sơ, cán bộ cập nhật sẽ đính kèm các loại loại giấy tờ theo quy chế quy định dưới dạng file pdf.

Sau khi đã tạo hồ sơ học viên, sẽ tiến hành tạo lớp đủ các thông tin về chương trình học, hệ đào tạo, ngày khai giảng…

Tạo lớp xong, tiến hành cập nhật học viên vào lớp khi học viên đó nhập học, cập nhật tổ học tập, ban cán sự lớp, thẻ học viên, đồng thời phần mềm sẽ tạo danh sách lớp theo thứ tự ABC.

Với mỗi môn học có số buổi nghỉ nhất định (không quá theo quy định), phần mềm sẽ cập nhật điểm danh học viên theo từng buổi học, giấy phép của học viên sẽ được scan để làm dữ liệu duyệt điều kiện thi từng môn cho học viên.

Trước mỗi buổi thi, cán bộ được phân công nhập dữ liệu sẽ khởi tạo danh sách thi cho từng môn. Phần mềm dựa trên dữ liệu đã cập nhật tromg mục điểm danh để xét học viên có đủ điều kiện thi hoặc không đủ điều kiện thi, đồng thời tạo danh sách thi, phòng thi.

Hệ thống cũng dựa trên hình thức thi để đánh phách hoặc không đánh phách. Bài thi sau khi được chấm điểm sẽ được cập nhật vào hệt thống theo đúng số phách hoặc số báo danh.

Trường hợp học viên trong quá trình học muốn bảo lưu kết quả, cán bộ nhập dữ liệu tiến hành cập nhật thông tin bảo lưu của học viên đó theo đúng quy định.

Cuối khóa học, điểm các phần học, điểm thi tốt nghiệp, sử dụng chức năng tổng kết và xếp loại để tính điểm trung bình chung toàn khóa học và xếp loại học viên.

Sau khi có điểm trung bình chung và xếp loại, được Hội đồng duyệt tốt nghiệp công nhận, cán bộ phụ trách in bằng tốt nghiệp, sổ cấp bằng tốt nghiệp từ phần mềm QLHV lên phôi bằng theo quy định của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, bảng điểm toàn khóa cũng được kết xuất để lưu trữ. Khi chọn in bằng, có các lựa trọn in mới và in cấp lại để đảm bảo các trường hợp xin cấp lại được cấp lại theo đúng quy định.

Trong suốt quá trình ứng dụng phần mềm QLHV vào quản lý hồ sơ học viên, sau mỗi 1 bước cần trình ký, Lãnh đạo trường ký duyệt thì mới tiến hành làm bước tiếp theo. Như vậy, quá trình quản lý hồ sơ làm theo cách thủ công hay ứng dụng phần mềm QLHV cũng phải thực hiện xuyêt suốt quá trình học tập của học viên.

Ưu điểm khi ứng dụng phần mềm quản lý học viên:

Dữ liệu được lưu trữ không giới hạn, không xẩy ra tình trạng việc mất hồ sơ, bảng điểm trong quá trình lưu trữ vì các lý do khách quan tác động như thời tiết, điều kiện bảo quản…

Rút ngắn thời gian tính điểm và xếp loại, kết quả chính xác.

Thông báo đến học viên, giáo viên chủ nhiệm kịp thời mọi thông tin liên quan đến quá trình học hỏi.

Đảm bảo bảo mật thông tin một cách tuyệt đối.

Khó khăn khi ứng dụng phần mềm quản lý học viên:

Phầm mềm đang trong quá trình hoàn thiện, do vậy, còn một số phần, mục trong việc cập nhật dữ liệu chưa hợp lý.

Đội ngũ cán bộ, giảng viên mới tiếp cận lần đầu do vậy còn nhiều lúng túng khi sử dụng.

Hệ thống máy tính nhà trường chưa đồng bộ.

Đề xuất, kiến nghị:

Đối với Lãnh đạo trường:

Tiếp tục quan tâm, chỉ đạo sát sao việc thực hiện đề tài nghiên cứu phần mềm QLHV ứng dụng vào quá trình đào tạo bồi, dưỡng nhà trường.

Tăng cường cơ sở vật chất, đồng bộ hệ thống máy tính, mạng LAN nhà trường.

Đối với đơn vị viết phầm mềm:

Tăng cường tính bảo mật cho máy chủ để chống hacker cũng như virus.

Điều chỉnh thuật toán cho phù hợp nhất đối với thực tiễn quản lý đào tạo, bồi dưỡng hiện nay.

Tiếp tục tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ, giảng viên nhà trường về việc sử dụng, ứng dụng phần mềm trong quản lý đào tạo.

Trong quá trình sử dụng, phần mềm cũng như máy chủ có lỗi kỹ thuật hay sự cố, đơn vị viết phầm mềm hỗ trợ nhà trường để ứng dụng đạt hiệu quả cao nhất.

Đối với cán bộ, giảng viên:

Tham gia tập huấn, tiếp cận một cách nhanh chóng với phầm mềm.

Trong quá trình sử dụng, thấy chưa hợp lý, báo cáo với lãnh đạo trường, đơn vị viết phần mềm để đưa ra hướng giải quyết kịp thời, hiệu quả.